Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
Henkilötietoja käytetään tapahtumien järjestämiseen, sidosryhmäyhteistyöhön ja viestintään.
Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?
Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Käsittelyperusteet ovat yleisen edun mukaisen tehtävän suorittaminen ja rekisteröidyn suostumus.
Käsittelemme tapahtumiin osallistumisissa myös ns. arkaluonteisia tietoja (tieto ruokavaliosta voi sisältää arkaluonteista tietoa). Erityisperuste näiden tietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.
Mitä henkilötietoja käsittelemme?
Nimi, yhteystiedot (sähköposti, osoite, puhelinnumero), organisaatiotiedot, tutkimusala/erikoisala, ruokavaliotiedot tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä.
Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen palvelun toteuttamiseksi.
Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?
Rekisteröidyltä itseltään.
Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?
Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.
Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi.
Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia. Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.
Rekisterinpitäjä:
Itä-Suomen yliopisto Kuopio
Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio
Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)
Rekisterinpitäjän edustaja:
Kansallisen Neurokeskuksen johtaja, Eero Rissanen
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt:
Koordinaattori Pirkko Kurvinen
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Tietosuojavastaava Helena Eronen, puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi
Henkilötietojen siirrot
Kansallisen Neurokeskuksen käyttämä uutiskirjesovellus (Creamailer) käsittelee tilaamiseen, kiinnostuksen kohteisiin ja käytön analysointiin liittyvää henkilötietoa (tästä tehty erillinen sopimus)
Tapahtumiin ilmoittautumisten osalta ruokavaliotietoja siirretään tarjoilun toteuttajalle.
Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet:
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Miten suojaamme henkilötietosi?
Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.
Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.
Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).
Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmassa.
Mitä oikeuksia sinulla on?
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaan oikeus:
a) saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta
b) tarkastaa itseään koskevat tiedot
c) oikaista tietojaan
d) poistaa tietonsa (ei sovelleta, jos käsittelyperuste on lakisääteinen tai yleisen edun mukainen tehtävä)
e) rajoittaa tietojensa käsittelyä
f) vastustaa tietojensa käsittelyä, jos käsittelyperuste on yleinen tai oikeutettu etu
g) pyytää itse toimittamiensa henkilötietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen, jos käsittelyperuste on suostumus
h) peruuttaa antamansa suostumus
i) henkilötietojen oikaisua/poistoa/käsittelyn rajoitusta koskeva rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuus
j) tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon (tietosuoja@om.fi), mikäli katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.
Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:
Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187