Miksi käsittelemme henkilötietojasi?

Henkilötietoja käytetään tapahtumien järjestämiseen, sidosryhmäyhteistyöhön ja viestintään.
Miksi me saamme käsitellä henkilötietojasi?

Henkilötietojen käsittely perustuu EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Käsittelyperuste on rekisteröidyn suostumus.

Käsittelemme tapahtumiin osallistumisissa myös ns. arkaluonteisia tietoja (tieto ruokavaliosta voi sisältää arkaluonteista tietoa). Erityisperuste näiden tietojen käsittelylle on rekisteröidyn suostumus.

Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?

Emme tee automatisoituja päätöksiä tai profilointia.

Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi.

Profilointi tarkoittaa henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa arvioidaan ihmisen henkilökohtaisia ominaisuuksia. Profiloinnilla tarkoitetaan erityisesti työsuoritukseen, taloudellisen tilanteeseen, terveyteen, henkilökohtaisiin mieltymyksiin, kiinnostuksen kohteisiin, luotettavuuteen, käyttäytymiseen, sijaintiin tai liikkeisiin liittyvien piirteiden analysointia tai ennakointia. Profilointi on automaattista tai osittain automaattista, kohdistuu henkilötietoihin ja arvioi henkilökohtaisia ominaisuuksia.

Rekisterinpitäjä:

Itä-Suomen yliopisto Kuopio

Yliopistonranta 1, PL 1627, 70211 Kuopio

Puhelin 0294 45 1111 (vaihde)

Rekisterinpitäjän edustaja:

Rehtori Jukka Mönkkönen
Kansallisen neurokeskuksen johtaja Mikael von und zu Fraunberg

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt:

Eritysasiantuntija Emmi Reijula,
Datatieteilijä Jani Miettinen,
Asiakkuuspäällikkö Sanna-Maria Nurmi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Tietosuojavastaava Helena Eronen, Joensuun kampus, Aurora 3023
puh. 0294458187, tietosuoja@uef.fi

Käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

nimi, yhteystiedot (sähköposti, osoite, puhelinnumero, organisaatiotiedot, tutkimusala / erikoisala, ruokavalio.

Tietojen säilytysajasta:
Tietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen palvelun toteuttamiseksi.

Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan?

Rekisteröidyltä itseltään.

Säännönmukaiset siirrot ja luovutukset:

Tapahtumaan ilmoittautuminen tapahtuu Avidlyn järjestelmän kautta. Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelysopimukseen, joka on tehty Itä-Suomen yliopiston ja Avidlyn välille.

Tapahtumiin ilmoittautumisten osalta ruokavaliotietoja siirretään tarjoilun toteuttajalle.
Tietojen siirto tai luovuttaminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja sen perusteet:

Henkilötietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.
Henkilötietoja käsitellään seuraavien tietojärjestelmien avulla: WordPress

Evästeiden käyttö

Henkilötietojen käsittelyn selainpohjaisissa tietojärjestelmissä käytetään evästeitä. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän laitteelle. Evästeitä käytetään palvelujen toteuttamiseen, helpottamaan palveluihin kirjautumista sekä mahdollistamaan palvelujen käytön tilastointi. Käyttäjä voi selainohjelmassaan estää evästeiden käytön, mutta tämä voi estää järjestelmän asianmukaisen toiminnan.

Selainpohjaiset järjestelmät: WordPress

Miten suojaamme henkilötietosi?

Henkilötietojen käsittelyssä käytettävien tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan Itä-Suomen yliopiston tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät ovat suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Yliopiston palveluksessa olevia ja luottamustehtäviä hoitavia henkilöitä koskee viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 23 §:n mukainen vaitiolovelvollisuus. Lisäksi yliopiston työntekijät eivät saa työsuhteen kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §).

Salassa pidettävät tiedot sekä säilytysajat, arkistointi ja hävittäminen ovat määritelty yliopiston arkistonmuodostussuunnitelmassa.

Mitä oikeuksia sinulla on?

Sinulla on oikeus:
– tarkastaa itseäsi koskevat tiedot
– pyytää tietojesi oikaisemista
– vaatia tietojesi poistamista (ei koske lakisääteisiä tehtäviä)
– vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista
– vastustaa henkilötietojesi käsittelyä
– pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle
– peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen
– olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi

Käyttääksesi oikeuksiasi voit toimittaa pyynnön yliopiston asiointipalvelun kautta (henkilökunta, opiskelijat) tai yliopiston verkkosivuilta saatavalla lomakkeella tai olla yhteydessä yliopiston tietosuojavastaavaan.

Sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että sinua koskevien henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi

Neuvoja ja ohjeita voit kysyä tietosuojavastaavalta:

Itä-Suomen yliopisto, tietosuojavastaava Helena Eronen, PL 111, 80101 Joensuu
tietosuoja@uef.fi, puh. 0294458187, Joensuu, Aurora 3023